Der Datenschutz im Umgang mit KI wird in den meisten Betrieben nicht in einer Sitzung entschieden, sondern an einem Dienstagvormittag: Jemand hat wenig Zeit, kopiert die Mail eines Kunden samt Name, Adresse und Vorgangsnummer in ein kostenloses Chatfenster und lässt sich eine Antwort formulieren. Die Antwort ist gut. Der Vorgang ist ab diesem Moment außer Haus.
Dieser Beitrag beschreibt, welchen Weg Daten beim Einsatz von KI tatsächlich nehmen, welche Fragen vorher geklärt sein müssen und wie ein Betrieb Regeln aufstellt, die im Alltag auch eingehalten werden. Er ersetzt keine Rechtsberatung – er soll dafür sorgen, dass Sie die richtigen Fragen stellen.
Der Weg einer einzelnen Anfrage
Jede Anfrage an ein Sprachmodell nimmt denselben Weg: Text verlässt das Gerät, wird an einen Anbieter gesendet, dort verarbeitet, und die Antwort kommt zurück. Wer die Frage stellt, wo verarbeitet wird und was danach mit dem Text passiert, entscheidet allein die Wahl des Zugangs.
Drei Punkte auf diesem Weg sind relevant. Erstens der Inhalt: Alles, was im Text steht, geht mit – auch das, was zufällig mitkopiert wurde, etwa die Signatur mit Telefonnummer oder der zitierte Verlauf darunter. Zweitens der Ort: Verarbeitet wird auf Rechnern des Anbieters, und in welchem Land die stehen, ist eine Angabe, die man erfragen kann und sollte. Drittens die Aufbewahrung: Viele Anbieter speichern Anfragen für eine Zeit, etwa zur Missbrauchskontrolle, und manche verwenden sie zur Verbesserung ihrer Modelle.
Der praktische Schluss daraus: Nicht „KI" ist die datenschutzrechtliche Frage, sondern dieser konkrete Weg. Er sieht bei einem privaten Gratiszugang völlig anders aus als bei einem Geschäftszugang mit Vertrag – und noch einmal anders bei einem Modell, das auf eigener Infrastruktur läuft.
Drei Fragen, die vor dem Einsatz beantwortet sein müssen
Vor dem ersten produktiven Einsatz braucht ein Betrieb Antworten auf drei Fragen: Wer ist verantwortlich, worauf stützt sich die Verarbeitung, und wer verarbeitet in wessen Auftrag?
Verantwortlich bleibt der Betrieb. Wer Kundendaten, Mieterdaten oder Mitarbeiterdaten durch ein KI-System schickt, verarbeitet sie – die Verantwortung dafür lässt sich nicht an einen Anbieter abgeben.
Die Rechtsgrundlage muss vor der Verarbeitung feststehen, nicht danach. Für die Bearbeitung eines Auftrags ist das häufig die Vertragserfüllung, für andere Zwecke kommen berechtigtes Interesse oder Einwilligung in Betracht. Welche Grundlage im Einzelfall trägt, gehört mit der steuerlichen oder rechtlichen Beratung geklärt.
Der Anbieter ist in aller Regel Auftragsverarbeiter, und dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit; gibt es keinen, ist das eine Antwort für sich. Zur Verarbeitung gehört außerdem ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – dieselbe Pflicht wie bei jedem anderen Werkzeug, in dem personenbezogene Daten landen.
Datensparsamkeit vor dem Aufruf
Die wirksamste Maßnahme ist, gar nicht erst zu senden, was für die Aufgabe nicht gebraucht wird. Sie wirkt unabhängig davon, welcher Anbieter eingesetzt wird, und sie lässt sich in einem Ablauf fest verankern.
Ein Assistent, der eine Terminbestätigung formulieren soll, braucht Anliegen, Datum und Uhrzeit. Er braucht nicht den vollständigen Namen, nicht die Wohnadresse und nicht die Bankverbindung aus dem Vorgang. In einer gebauten Automatisierung ist das eine Frage der Zusammenstellung: Die Angaben werden vor dem Aufruf ausgewählt, Namen durch Platzhalter ersetzt und in der fertigen Antwort wieder eingesetzt – die eigentliche Zuordnung bleibt im Haus.
Genau darin unterscheidet sich ein eingerichteter Assistent von einem offenen Chatfenster. Im Chatfenster geht mit, was jemand hineinkopiert. Im gebauten Ablauf geht mit, was vorher festgelegt wurde – und das ist nachlesbar.
Wo verarbeitet wird: drei Möglichkeiten
Für den Ort der Verarbeitung gibt es drei Wege, und sie unterscheiden sich in Aufwand, Kosten und Kontrolle.
Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Der übliche Weg für Betriebe: ein Geschäftszugang bei einem Anbieter, der die Verarbeitung in europäischen Rechenzentren zusichert, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Nutzung der Inhalte zum Training. Ob ein Anbieter das leistet, steht in seinen Bedingungen und ist vor dem Vertrag zu prüfen, nicht nach dem ersten Rechnungslauf.
Anbieter außerhalb der EU. Möglich, aber mit zusätzlichen Anforderungen an die Übermittlung und mit einer Abwägung, die dokumentiert sein will. Für viele Aufgaben im Betrieb lohnt dieser Aufwand nicht, weil es europäische Alternativen gibt.
Eigener Betrieb des Modells. Offene Modelle lassen sich auf eigener oder gemieteter Hardware in der EU betreiben. Die Daten verlassen dann den kontrollierten Bereich nicht. Der Preis dafür sind Betrieb, Wartung und in der Regel geringere Leistungsfähigkeit als bei den größten Modellen. Für abgegrenzte Aufgaben – Klassifizieren, Auslesen, Zusammenfassen – ist das oft ausreichend, für anspruchsvolle Textarbeit nicht immer.
Die Wahl muss nicht für den ganzen Betrieb dieselbe sein. Es ist üblich und sinnvoll, sensible Aufgaben anders zu betreiben als unkritische.
Die heimliche Nutzung ist das größere Risiko
Das häufigste Datenschutzproblem beim Thema KI ist nicht der falsch gewählte Anbieter, sondern der nicht geregelte Alltag: Mitarbeitende nutzen private Zugänge, weil es keine Alternative gibt.
Ein Verbot allein löst das nicht. Es verschiebt die Nutzung nur dorthin, wo niemand sie sieht, und nimmt dem Betrieb die Möglichkeit, sie zu gestalten. Wirksam ist die Kombination aus beidem: ein bereitgestellter Zugang, der die Arbeit erleichtert, und eine kurze, verständliche Regel dazu.
Diese Regel passt auf eine Seite. Sie benennt, welches Werkzeug für welche Aufgaben vorgesehen ist, welche Daten nie in ein Chatfenster gehören – Gesundheitsdaten, Personalakten, Zugangsdaten, vollständige Vertragsunterlagen –, dass Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden und wen man fragt, wenn ein Fall unklar ist. Eine Regel, die kürzer ist als die Geduld der Belegschaft, wird gelesen.
Was sich mit der KI-Verordnung ändert
Die KI-Verordnung der EU ist beschlossen und wird stufenweise wirksam; sie regelt Pflichten je nach Risiko der Anwendung und trifft auch Betriebe, die KI-Systeme lediglich einsetzen. Welche Pflichten das im Einzelfall sind, gehört mit einer rechtlichen Beratung geklärt.
Unabhängig davon gilt: Was ohnehin sinnvoll ist, deckt einen großen Teil ab. Eine Liste der eingesetzten KI-Anwendungen mit Zweck, Anbieter und verarbeiteten Datenarten. Für jede Anwendung eine benannte zuständige Person. Die Dokumentation, welche Entscheidungen beim Menschen bleiben. Und eine Einweisung der Mitarbeitenden, die diesen Namen verdient.
Wer diese vier Dinge hat, ist auf Nachfragen vorbereitet – von der Aufsicht, von einem Kunden oder von einem Auftraggeber, der sie im Rahmen einer Ausschreibung stellt.
Fazit
Datenschutz beim Einsatz von KI ist eine Frage des konkreten Weges, den die Daten nehmen, nicht eine Frage der Technologie. Wer den Weg kennt, vor dem Aufruf nur das Nötige mitgibt, mit einem Anbieter arbeitet, der Verarbeitung in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag zusichert, und seinem Team einen brauchbaren Zugang samt einseitiger Regel gibt, hat den größten Teil erledigt – und die verbleibenden Fragen mit der rechtlichen Beratung zu klären.
Welche vier Regeln sich Exus Connect dafür selbst gibt, steht unter Datenhoheit. Wie Assistenten so gebaut werden, dass Freigabe und Datengrenzen eingebaut sind, steht auf der Seite zu KI-gestützten Lösungen und Assistenten.
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