Vorarlberg
KI-Automatisierung bedeutet für einen Betrieb in Vorarlberg konkret: Die Programme, die im Haus bereits laufen — CRM, Branchensoftware, Buchhaltung, Kalender, Mail — werden über ihre Schnittstellen verbunden, und ein Assistent übernimmt das Auslesen und Vorbereiten dazwischen. Exus Connect sitzt in Hard am Bodensee und arbeitet dafür vor Ort im ganzen Land.
Die Ausgangslage
Vorarlberg ist ein Land mittelständischer Betriebe: Handwerk im Rheintal und in den Tälern, Produktion und Zulieferer rund um Dornbirn, Dienstleister und Verwaltung am See. Fast alle davon arbeiten längst mit guter Software — und fast alle mit mehreren Programmen nebeneinander, die nichts voneinander wissen. Drei Dinge fallen dabei immer wieder auf.
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Die Branchensoftware ist gut und allein
Viele Betriebe hier nutzen eine spezialisierte Branchenlösung, die ihr Fach genau abbildet. Was sie selten kann: mit dem Kalender, dem Postfach und der Buchhaltung reden. Genau dort entsteht die Abtipparbeit, und genau dort setzt eine Verbindung an, ohne dass die gute Software angetastet wird.
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Kurze Wege im Land, lange Wege in den Daten
Von Bregenz nach Bludenz ist es eine knappe Stunde. Vom Angebot bis zur Rechnung sind es oft drei Programme und zwei Menschen, die dasselbe noch einmal eintippen. Die Entfernung, die tatsächlich Zeit kostet, liegt nicht auf der Straße.
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Wer soll das machen?
Für Büro und Verwaltung ist Personal im Land schwer zu finden. Deshalb landet die Erfassung bei denen, die ohnehin da sind — abends, nach dem eigentlichen Tagwerk. Automatisierung ersetzt hier niemanden; sie nimmt die Arbeit weg, für die niemand zu finden war.
Typische Abläufe
Diese vier Abläufe kommen in Betrieben jeder Größe vor und eignen sich als erster Schritt, weil sie klar abgegrenzt sind und täglich stattfinden. Die Darstellung zeigt einen typischen Ablauf, keine Kundenreferenz.
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Anfrage bis Terminvorschlag
Heute
Die Anfrage kommt per Mail oder Formular, wird gelesen, in die Branchensoftware abgetippt und der Termin von Hand im Kalender gesucht.
Verbunden
Die Anfrage wird ausgelesen, der Kontakt angelegt oder ergänzt, ein freier Termin vorgeschlagen — und wartet auf Ihre Freigabe, bevor er zugesagt wird.
02
Belege und Lieferscheine
Heute
Lieferscheine und Eingangsrechnungen werden abgeheftet, später gesucht und für die Buchhaltung noch einmal erfasst.
Verbunden
Der Beleg wird ausgelesen, den Positionen zugeordnet und zur Prüfung vorgelegt. Was der Assistent nicht sicher erkennt, markiert er als offen, statt es zu raten.
03
Rückfragen zum laufenden Auftrag
Heute
Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Stand. Wer gerade am Telefon ist, weiß es nicht und ruft zurück, nachdem er nachgesehen hat.
Verbunden
Der Stand steht an einer Stelle, weil alle beteiligten Systeme darauf schreiben. Wer abhebt, sieht ihn — unabhängig davon, wer den Auftrag betreut.
04
Rechnung nach Abnahme
Heute
Nach der Abnahme liegt der Auftrag fertig da, die Rechnung schreibt jemand, wenn Zeit ist. Manchmal vergeht eine Woche, manchmal mehr.
Verbunden
Mit der Abnahme entsteht die Rechnung aus dem Auftrag und liegt zur Freigabe bereit. Versendet wird sie erst, wenn ein Mensch sie freigegeben hat.
Systeme
Angebunden wird, was Sie schon haben.
Voraussetzung für eine Verbindung ist eine Schnittstelle oder zumindest ein Export. Bietet ein System beides nicht, arbeiten wir mit dem, was es hergibt: einer Datei, einer Datenbank, einer Benachrichtigung per Mail. Ob das bei Ihren Programmen gegeben ist, prüfen wir im Prozess-Check — und sagen es dort, nicht nach der Beauftragung.
Passende Leistungen
Vor Ort, wenn es etwas bringt.
Der Prozess-Check findet im Betrieb statt, weil sich ein Ablauf am besten dort ansehen lässt, wo er stattfindet — bei den Menschen, die ihn täglich machen. Von Hard aus ist jeder Ort in Vorarlberg in rund einer Stunde erreichbar, das deutsche und das Schweizer Ufer ebenso. Für alles danach, also Abstimmung, Einschulung und Betreuung, funktioniert der Weg online genauso gut.
Häufige Fragen
Die Fragen, die zu diesem Thema am häufigsten gestellt werden.
Zum Festpreis je Ablauf, der vor der Beauftragung feststeht. Der Betrag entsteht nach dem Prozess-Check, weil erst dann bekannt ist, welche Systeme beteiligt sind und ob die nötigen Schnittstellen vorhanden sind. Der Prozess-Check wird bei Beauftragung angerechnet.
Zum Weiterlesen
Nächster Schritt
Sie wissen vermutlich schon, welcher Ablauf in Ihrem Betrieb die meiste Zeit frisst. Im Erstgespräch sehen wir uns genau den an und klären, ob er sich verbinden oder automatisieren lässt — vor Ort in Vorarlberg oder online.