Branche · Handwerk
Ein Handwerksbetrieb lebt von einer Kette, die sich täglich wiederholt: Anfrage, Besichtigung, Angebot, Auftrag, Material, Ausführung, Abnahme, Rechnung. Automatisierung heißt hier, die Übergaben zwischen diesen Stationen zu verbinden, damit dieselbe Angabe nicht an fünf Stellen neu eingetippt wird — in der Branchensoftware, die der Betrieb bereits nutzt.
Die Ausgangslage
Wer selbst mit auf der Baustelle steht, führt das Büro nebenbei. Das geht gut, solange wenig los ist, und wird zum Engpass, sobald die Auftragslage anzieht. Drei Muster wiederholen sich in fast jedem Betrieb.
01
Das Telefon läutet ins Leere
Während der Monteur beim Kunden ist, nimmt niemand ab. Der Anrufer probiert es beim nächsten Betrieb. Der Auftrag ist nicht verloren gegangen, weil jemand schlecht gearbeitet hätte, sondern weil niemand frei war.
02
Das Aufmaß liegt auf einem Zettel
Maße und Notizen entstehen vor Ort auf Papier oder als Foto und werden abends abgetippt. Zwischen Zettel und Angebot geht regelmäßig Zeit verloren, gelegentlich auch eine Angabe.
03
Die Rechnung kommt zu spät
Nach der Abnahme ist der Auftrag im Kopf erledigt. Geschrieben wird die Rechnung, wenn Zeit ist — und das ist selten sofort. Jeder Tag dazwischen ist ein Tag, an dem das Geld noch nicht da ist.
Die Kette
An jeder Übergabe wechselt ein Vorgang das System oder die Person — und genau dort wird heute abgetippt. Die Darstellung zeigt einen typischen Ablauf, keine Kundenreferenz.
01
Anfrage und Besichtigung
Heute
Anruf oder Mail, Notiz auf einem Block, Termin im Kalender suchen, Adresse an den Kollegen weitergeben.
Verbunden
Die Anfrage wird ausgelesen, der Kontakt angelegt, ein freier Termin vorgeschlagen und nach Ihrer Freigabe samt Anfahrt beim richtigen Monteur eingetragen.
02
Aufmaß und Angebot
Heute
Maße auf Papier, abends in die Software übertragen, Positionen zusammensuchen, Angebot schreiben und als PDF mailen.
Verbunden
Die vor Ort erfassten Angaben landen direkt im Vorgang. Aus ihm entsteht das Angebot mit Ihren Vorlagen und Nummernkreisen — zur Prüfung, nicht zum Blindversand.
03
Auftrag und Material
Heute
Nach der Zusage wird der Auftrag angelegt, Material bestellt und der Liefertermin in einer Liste notiert.
Verbunden
Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, ohne dass Positionen erneut erfasst werden. Lieferscheine werden beim Eingang ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet.
04
Abnahme und Rechnung
Heute
Die Abnahme wird unterschrieben, der Zettel landet im Büro, die Rechnung entsteht Tage später von Hand.
Verbunden
Mit der Abnahme liegt die Rechnung vorbereitet in der Buchhaltung und wartet auf Freigabe. Was fehlt, meldet sich, statt liegen zu bleiben.
Systeme
Die Branchensoftware bleibt, wo sie ist.
Handwerksbetriebe arbeiten meist mit einer spezialisierten Lösung für Kalkulation, Aufmaß und Auftragsabwicklung. Die wird nicht ersetzt: Sie kann ihr Fach besser, als es eine allgemeine Lösung je könnte. Verbunden wird sie mit dem, was drumherum liegt — und wenn sie keine Schnittstelle bietet, mit dem Export oder der Datei, die sie erzeugt.
Passende Leistungen
Anfangen, wo es täglich weh tut.
Kein Betrieb automatisiert seine ganze Kette auf einmal, und keiner sollte es. Der Prozess-Check sieht sich an, wo im Betrieb tatsächlich Zeit verloren geht, und macht daraus eine Reihenfolge. Der erste Ablauf läuft zunächst parallel zum bisherigen Weg, wird mit dem Team geprüft und wird erst dann zum Standard. Danach kommt der nächste — oder auch keiner, wenn der erste genügt.
Häufige Fragen
Die Fragen, die zu diesem Thema am häufigsten gestellt werden.
Nicht der Kauf neuer Software, sondern das Verbinden der vorhandenen: Eine Anfrage erzeugt den Kontakt, daraus entstehen Terminvorschlag, Angebot, Auftrag und die vorbereitete Rechnung. Der Betrieb arbeitet weiter in seinen Programmen, tippt aber nichts mehr von einem ins nächste.
Zum Weiterlesen
Nächster Schritt
Sie wissen vermutlich schon, welcher Ablauf in Ihrem Betrieb die meiste Zeit frisst. Im Erstgespräch sehen wir uns genau den an und klären, ob er sich verbinden oder automatisieren lässt — vor Ort in Vorarlberg oder online.