Branche · Immobilien
Eine Hausverwaltung führt Objekte, Einheiten, Eigentümer, Mieter, Handwerker und Abrechnungen gleichzeitig — meist in einer Verwaltungssoftware, die viel kann, und daneben in Postfach, Telefon und Tabellen, die sie nicht kennt. Automatisierung heißt hier, aus einem eingehenden Anliegen einen Vorgang zu machen, der bis zur Abrechnung an einer Stelle nachvollziehbar bleibt.
Die Ausgangslage
Anliegen kommen per Mail, per Telefon, über ein Formular und manchmal auf einem Zettel im Briefkasten. Sie betreffen verschiedene Objekte, verschiedene Eigentümer und verschiedene Zuständigkeiten — und laufen trotzdem alle an derselben Stelle zusammen. Daraus entstehen drei wiederkehrende Probleme.
01
Der Vorgang existiert nur im Postfach
Eine Mail wird gelesen, ein Handwerker angerufen, eine Rückmeldung mündlich gegeben. In der Verwaltungssoftware steht davon nichts. Wer den Fall später sucht, sucht in einem Postfach statt in einer Akte.
02
Niemand weiß, wie lange etwas schon offen ist
Ein Anliegen ohne Datum und Zuständigkeit altert unbemerkt. Auffallen tut es, wenn der Mieter zum zweiten Mal anruft — oder der Eigentümer nachfragt, warum nichts passiert ist.
03
Die Abrechnung sammelt ein, was verstreut liegt
Am Jahresende müssen Belege, Aufträge und Zuordnungen zusammengesucht werden, die über zwölf Monate an verschiedenen Stellen entstanden sind. Die Arbeit ist deshalb so groß, weil sie erst am Ende gemacht wird.
Der Vorgang
Ein Vorgang durchläuft in der Verwaltung fast immer dieselben Stationen. Verbunden bleibt er von der ersten Meldung bis zur Umlage derselbe Fall. Die Darstellung zeigt einen typischen Ablauf, keine Kundenreferenz.
01
Meldung und Zuordnung
Heute
Die Mail eines Mieters wird gelesen, das Objekt aus dem Kopf zugeordnet, der Fall im besten Fall notiert.
Verbunden
Die Meldung wird ausgelesen, Objekt und Einheit erkannt und ein Vorgang mit Datum und Zuständigkeit angelegt. Was unklar bleibt, wird als offen markiert.
02
Handwerker beauftragen
Heute
Anruf beim Handwerker, Terminabsprache mündlich, Rückmeldung an den Mieter per Mail, Notiz irgendwo.
Verbunden
Aus dem Vorgang entsteht die Beauftragung mit Objekt, Einheit und Kontakt. Der Mieter wird informiert, sobald die Beauftragung freigegeben ist — der Stand hängt am Vorgang, nicht an einer Person.
03
Rückmeldung und Beleg
Heute
Der Handwerker schickt die Rechnung per Mail, sie wird abgelegt und später der Einheit zugeordnet.
Verbunden
Der Beleg wird ausgelesen, dem Vorgang und damit der Einheit zugeordnet und zur Prüfung vorgelegt. Die Zuordnung entsteht dann, wenn der Beleg ankommt.
04
Abrechnung
Heute
Am Jahresende werden Belege und Zuordnungen zusammengesucht und geprüft, was auf welche Einheit gehört.
Verbunden
Die Zuordnung ist über das Jahr entstanden. Die Abrechnung sammelt ein, was bereits zugeordnet ist, statt es nachträglich zu rekonstruieren.
Systeme
Die Verwaltungssoftware bleibt das führende System.
Objekte, Einheiten, Verträge und Abrechnung bleiben dort, wo sie hingehören. Verbunden werden die Wege dorthin: das Postfach, aus dem Anliegen kommen, das Formular auf der Website, die Ablage, in der Belege landen, und der Kalender, in dem Termine stehen. Was die Verwaltungssoftware an Schnittstelle oder Export bietet, prüfen wir im Prozess-Check.
Passende Leistungen
Ein Vorgang, der sich selbst meldet.
Der wichtigste Unterschied ist nicht die eingesparte Minute beim Erfassen, sondern dass ein Vorgang aufhört, unsichtbar zu sein. Er hat ein Datum, eine Zuständigkeit und einen Stand — und meldet sich, wenn er zu lange offen ist. Das macht Rückfragen von Eigentümern beantwortbar, ohne dass jemand ein Postfach durchsucht.
Häufige Fragen
Die Fragen, die zu diesem Thema am häufigsten gestellt werden.
Nein. Die Verwaltungssoftware bleibt das führende System für Objekte, Einheiten und Abrechnung. Verbunden werden die Kanäle, über die Anliegen und Belege hereinkommen, damit sie dort ankommen, statt im Postfach zu bleiben.
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Nächster Schritt
Sie wissen vermutlich schon, welcher Ablauf in Ihrem Betrieb die meiste Zeit frisst. Im Erstgespräch sehen wir uns genau den an und klären, ob er sich verbinden oder automatisieren lässt — vor Ort in Vorarlberg oder online.